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Principales nouveautés de Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)

Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)

🎨 Design et ergonomie

Barre de navigation entièrement revue

Ce changement et le suivant marquent une rupture d’ergonomie avec la décennie qui vient de s’écouler.

Au début, Nextcloud, n’était composé « que » de « Fichiers », « Contacts », « Agenda », et de quelques autres applications, mais guère plus.

Depuis, le bébé a beaucoup grandi et de nombreuses autres applications (développées par Nextcloud et par le reste de la communauté), sont venues enrichir le magasin d’application.

C’est ainsi que Nextcloud est devenu chaque jour un peu plus un véritable environnement numérique de travail doté d’une incroyable modularité et très versatile.

Avec le temps et l’enrichissement du store, un problème d’ergonomie s’est progressivement installé dans la barre de navigation : le manque de place.

On a effectivement vite fait d’installer 10, 15 et parfois une petite vingtaine d’applications. Ajoutez à cela le logo de l’instance, et tout ce qui se trouve ensuite à droite : assistant, recherche unifiée, etc.

Il en résulte ensuite une barre de navigation chargée, dont la lisibilité devient complexe.

Nextcloud Hub 26 Spring regroupe les applications dans un panneau (« waffle menu ») accessible en haut à gauche. Certes, cela ajoute une étape intermédiaire (2 clics au lieu d’un), mais cela libère une place très conséquente. À côté du bouton d’ouverture de cette fenêtre, s’affiche le nom de l’application en cours.

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Ancienne ergonomie présente jusqu’à Nextcloud Hub 26 Winter (v. 33)
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Nouvelle ergonomie adoptée et apportée par Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)
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Nouveau panneau d’accès (« waffle menu ») aux applications apportées par Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)

La recherche unifiée plus visible

La recherche unifiée est un outil que Nextcloud s’efforce d’étoffer avec les années, mais elle souffre d’un certain manque de visibilité. C’est alors que la solution susmentionnée a permis de gagner la place nécessaire pour la rendre bien plus visible. La recherche unifiée a enfin la place qu’elle mérite, ce qui est un bon point.

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Ancien affichage et accès de la recherche unifiée jusqu’à Nextcloud Hub 26 Winter (v. 33)
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Nouvel affichage et accès de la recherche unifiée fournis par Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)
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Le problème évoqué.

🗃️ Nextcloud Fichiers

Désactivation ciblée du versionning

Il est maintenant possible de désactiver la gestion des versions de fichiers de manière ciblée, alors que jusqu’à présent ce n’était possible qu’en impactant l’ensemble de l’instance.

Exemples de besoins / cas d’usage :

  • Fichiers volumineux à faible valeur de versioning
  • Fichiers temporaires (brouillons…)
  • Règles de rétention documentaire
  • Optimisation du quota de stockage
  • Fichiers générés / mis à jour automatiquement
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🖊️ Nextcloud Office

Arrivée d’Euro-Office

Cette suite bureautique a fait beaucoup de bruit dans l’écosystème du logiciel libre en ce début d’année. Fork d’OnlyOffice, Euro-Office devient la deuxième suite bureautique native au sein de Nextcloud, aux côtés de Collabora Online.

Sans revenir sur l’historique du projet ni sur les différences entre les deux suites(*), on peut raisonnablement imaginer qu’Euro-Office atteindra à terme un niveau d’intégration fonctionnelle comparable à celui de Collabora Online, avec modèle économique probablement différent, du fait d’une gouvernance partagée entre plusieurs organisations.

(*) Largement identiques, à ce stade, à celles que l’on observait jusqu’ici entre OnlyOffice et Collabora Online.

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⚠️ Avertissement : nous n’avons pas encore testé Euro-Office (au moment de la rédaction de l’article).

Nouveautés de Collabora Online

Impress

La navigation dans les grandes présentations devient plus facile grâce à la création de sections qui permet de regrouper les diapositives dans des catégories.

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Calc

Vos formules sont désormais plus en sécurité grâce à un popup qui vous informe lorsque votre dernière en compromet le bon fonctionnement.

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Intégration de l’IA

Accessible depuis un panneau latéral situé à droite, cette IA vous accompagne dans l’amélioration de votre document : optimisation du texte, changement de ton ou de style, résumé sur tout ou partie du contenu.

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Édition des modèles OOXML

Il est désormais possible d’ouvrir et d’éditer les modèles de fichiers au format OpenXML : DOTX / XLTX / POTX.

⚠️ Avertissement : fonctionnalité annoncée par Nextcloud / Collabora mais a priori pas encore livrée au moment de la rédaction ; avec la dernière version de CODE (durant nos tests), l’édition ne se déclenche pas (fichier simplement téléchargé). Nous présumons que cette fonctionnalité est encore en cours de développement.

📝 Nextcloud Text

Surlignement

Il est désormais possible de surligner du texte (façon Stabilo).

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🗓️ Nextcloud Agenda

Délégation

Il est possible, à l’instar de Nextcloud Mail, de déléguer ses agendas à un ou plusieurs autre·s utilisateur·s, afin qu’il·s gère·nt votre agenda, dans le cadre d’un remplacement ou d’une organisation définie (secrétaire pour direction).

Cela va donc plus loin qu’un simple partage d’agenda avec droit d’écriture, car la personne pourra, en votre nom (et c’est là que réside toute la différence), créer des événements.

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Chez la personne qui délègue.
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Chez la personne déléguée : liste des agendas.
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Chez la personne déléguée : création d’un événement avec choix parmi les agendas en question en le nom de l’autre personne.

Autoriser (ou pas) toutes personnes détentrices de l’invitation de participer

Il est désormais possible de définir si une invitation transférée à un tiers (non inclus dans les invités officiels) peut lui permettre, en cas de réponse positive, de rejoindre automatiquement la liste des participants.

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Personnalisation des rappels par agenda

En milieu professionnel, ou dans un usage croisé entre contexte travail / personnel, on peut être amené à utiliser plusieurs agendas. Pour chacun d’entre eux, les besoins de rappels des événements peuvent légitimement varier. Dans cette optique, il est maintenant possible de personnaliser, pour chaque agenda que l’on possède :

  • les rappels par défaut pour les événements avec horaires
  • les rappels par défaut pour les événements sur toute la journée (événements sans horaire)

Les choses sont faites assez intelligemment dans la mesure où les rappels proposés pour les deux types d’événement diffèrent comme suit :

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Connexion CalDAV/CardDAV externes en écriture

Jusqu’à présent, connecter un calendrier ou un carnet d’adresses externe (Zimbra, OpenXchange, etc.) à Nextcloud ne permettait que de la consultation. Il est désormais possible d’y écrire directement : créer, modifier ou supprimer des événements et des contacts sans jamais quitter Nextcloud.

⚠️ Avertissement : fonctionnalité annoncée par Nextcloud mais nécessitant un environnement/contexte trop spécifique pour avoir été testée par nos soins jusqu’à présent.

📬 Nextcloud Mail

Délégation

Congés, grossesse, convalescence, maladie… sont autant de situations qui entravent la continuité de service d’une entreprise ou d’un de ses services. C’est là qu’intervient la délégation qui permet temporairement à un autre collaborateur de gérer votre boîte mail en votre nom.

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💬 Nextcloud Talk

Lancement d’appels privés (1:1) en dehors de Talk

Jusqu’à maintenant, pour lancer une visio avec un autre utilisateur de la plateforme en 1:1, vous deviez d’abord être dans l’interface de Nextcloud Talk (comme pour tout autre type de conversation). Désormais, pour du 1:1, vous pouvez passer directement par la liste des contacts en haut à droite. Trouvez votre interlocuteur (utilisateur de la plateforme), cliquez sur l’icône de Talk, puis une mini popup de visio apparaît instantanément, avec démarrage automatique de l’appel. Cela peut se faire depuis n’importe quel écran (application) en dehors de Talk.

Étiquettes personnalisées

Dans la colonne de gauche, il est désormais possible de créer des étiquettes personnalisées qui permettront d’y ranger vos conversations. Imaginez pouvoir répartir vos conversations dans des catégories par service, par projet, par type d’échange, par importance…

Ceci vous permettra d’y voir bien plus clair quand les salles se multiplient. Chaque étiquette peut être renommée, et leur ordre est entièrement personnalisable, y compris par rapport aux catégories « Favoris » et « Autres ».

Cette dernière est nouvelle : fournie par le système, elle regroupe automatiquement toutes les conversations qui n’appartiennent ni à une étiquette personnalisée ni aux favoris.

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Nouvelles possibilités de tri

On peut désormais aussi décider d’afficher les conversations privées (1:1) en premier, puis les conversations de groupe, ou inversement, ou ni l’un, ni l’autre, mais par ordre alphabétique, ou encore par activité récente (ce dernier étant l’unique mode de tri proposé auparavant).

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Possibilités de tri.
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Conversations groupées en premier au sein de chaque catégorie.
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Conversations privées (1:1) en premier au sein de chaque catégorie.

Types de conversation

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Cette nouvelle version de Nextcloud Talk apporte décidément beaucoup de nouveautés. Celle-ci consiste à permettre de choisir entre plusieurs types de conversation lors de leur création : « Par défaut », « Webinaire », « Présentation » et « Salon Vocal ».

Le « Salon vocal » retient particulièrement notre attention. Il répond à une frustration historique que nous avions vis-à-vis de Talk : chaque salle est à la fois un canal de discussion instantanée et une salle de visioconférence. Ce modèle hybride est pratique dans bien des cas, mais pas dans tous. Pouvoir créer des conversations dédiées exclusivement à de la visio change la donne.

Quelques exemples concrets où ça fait toute la différence :

  • un salon consacré au point d’équipe quotidien sans qu’il reste d’historique de chat encombrant (pour les daily stand-ups)
  • des salons nominatifs, propre à un collaborateur, qui y reçoit tantôt un collaborateur, tantôt un client
  • un salon dédié aux entretiens RH, ou au CodDir… sans mélanger les messages écrits
  • etc

L’esprit est là, et bien pensé : le « Salon vocal » est en quelque sorte une salle à la fois permanente et éphémère.

  • Permanente, car elle existe en continu et peut être rejointe à la volée à tout moment, sans rituel de création.
  • Éphémère, car les échanges texte y sont configurés par défaut avec une expiration fixée à 1 heure, où les autres types de conversation n’ont pas d’expiration automatique de pré-configurée.

On se rapproche ainsi de ce qu’offre BigBlueButton sur ce plan, pour ceux qui connaissent cette autre solution.

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Réponse privée depuis une conversation de groupe

N’avez-vous jamais envoyé un MP à une personne au sujet d’un point abordé dans une conversation de groupe, afin de ne pas polluer ladite conversation, ou à des fins de discrétion ?

Nextcloud Talk répond à cette problématique en ajoutant une option « Répondre en privé ».

En sélectionnant cette action sur le message d’un participant, une conversation privée (1:1) s’ouvre automatiquement avec cette personne, avec le message d’origine déjà cité en réponse.

Multi-compte dans le client de bureau de Nextcloud Talk

Lors qu’on appartient à plusieurs structures, on peut être amené à utiliser plusieurs comptes Nextcloud sur leurs différentes instances au quotidien. Il est désormais possible d’être connecté à tous ces comptes simultanément (autrement dit sans avoir à se déconnecter et se reconnecter en permanence pour passer de l’un à l’autre).

⚠️ Avertissement : fonctionnalité annoncée par Nextcloud mais a priori pas encore livrée au moment de la rédaction ; nous n’avons donc pas pu la tester.

🗂️ Nextcloud Deck

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Arrivée de la méthode Gantt

Depuis le début, Deck est un outil exclusivement Kanban.

Désormais, il se dote de l’affichage de type « Gantt », sous forme de diagramme à barres horizontales.

Chaque barre représente une tâche, avec sa durée, ses dates de début et de fin, ainsi que ses dépendances avec d’autres tâches.

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Cartes en vue Kanban
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Même cartes en vue Gantt

Tableau par défaut

Il est maintenant possible de définir qui s’affichera par défaut au lancement de Deck.

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Colonne attribuée aux cartes terminées

Il est fait que pouvoir marquer une carte comme terminée (grâce à un bouton spécifiquement dédié), mais devoir ensuite la déplacer dans une liste dédiée aux tâches terminées manquait un peu de logique ; process UX inachevé en apparence.

Désormais, définissez la liste de votre choix comme affectée aux tâches terminées, et dès que vous marquerez à l’avenir une carte comme telle, elle sera automatiquement et instantanément déplacée vers ladite liste.

Attribution d’une carte aux groupes et équipes

À l’instar des tableaux qui le sont déjà, les cartes peuvent désormais aussi être partagées avec les groupes d’utilisateurs et les équipes

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Indication du créateur de la carte

Dans chaque carte est maintenant indiquée qui l’a créée.

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📊Nextcloud Tableaux

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Personnalisation de l’ordre des champs

Jusqu’à présent, le seul moyen de personnaliser l’ordre des champs et d’appliquer des tris par défaut dans Nextcloud Tables était de passer par les vues.

Par conséquent, le tableau principal, devenait très compliqué à gérer et à consulter.

Cette problématique appartient au passé car il est désormais possible, dans le tableau principal :

  • d’ordonner de manière personnalisée les colonnes
  • d’appliquer un tri (note : d’après nos tests, depuis toujours, et maintenant encore, on ne peut appliquer de tri que sur une colonne)
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Épinglage de colonne·s

Que ce soit dans le tableau principal ou dans les vues, on peut maintenant épingler une ou plusieurs colonne·s, afin que la ou les première·s d’entre-elle·s reste·nt visibles lorsque l’on scrolle horizontalement.

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Suppression et duplication de lignes facilitées

En passant le curseur sur une ligne apparaît maintenant un bouton avec 3 actions possibles :

  • modifier la ligne (ouvre le popup de modification)
  • copier la ligne (duplication)
  • supprimer la ligne
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Ajout des permissions dans les partages liens publics

Auparavant, les partages par liens publics n’étaient possibles qu’en lecture seule.

Il est désormais possible d’octroyer à travers ces partages les droits suivants sur les lignes : création, écriture et suppression.

🧠 Nextcloud Assistant

Fenêtre (popup) désormais redimensionnable et mobile

Il est désormais possible :

  • d’afficher le popup en plein page, facilitant les situations comportant beaucoup d’itérations ou la manipulation de contenus volumineux.
  • de déplacer le popup (lorsqu’il n’est pas en pleine page) pour mieux voir ce qui est affiché derrière, sans doute dans l’idée de pouvoir copier-coller du contenu rédactionnel de l’assistant vers une autre zone de contenu et inversement.

Indication de l’IA utilisée

La mention de l’IA par section permet à chaque personne de savoir exactement quel outil traite ses données, en gage de transparence.

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📱 Application mobile

Fichiers récents

Il y a désormais une liste des fichiers auxquels on a accédé dernièrement.

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⚖️ Nextcloud Governance

Ce nouveau module s’adresse aux grandes organisations soumises à des réglementations strictes et leurs obligations.

Il permet notamment de créer des étiquettes et de les appliquer manuellement, ou automatiquement via Nextcloud Flow.

Tout fichier ou dossier portant une telle étiquette se voit appliquer les droits qui lui sont associés, pour tous les utilisateurs concernés.

Le module intègre aussi notamment :

  • un mécanisme de gel légal, qui empêche la suppression de documents dans le cadre de procédures judiciaires
  • des règles de rétention pour contrôler le cycle de vie des fichiers.
  • une fonctionnalité d’archivage

Enfin, un tableau de bord permet aux administrateurs de suivre un score de conformité, de consulter les partages actifs (grâce à l’application Share Review) et de générer des rapports d’audit.

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nextcloud governance compliance manager

⚠️ Avertissement : nous n’avons pas testé cette fonctionnalité.

🔔 Notifications

Notifications web (Web Push)

Nextcloud 34 permet désormais de recevoir une alerte de notification directement dans votre navigateur, même si l’onglet Nextcloud n’est pas ouvert.

Techniquement, ces notifications transitent par les services de push propres au navigateur utilisé (Mozilla pour Firefox, Google pour Chrome, Apple pour Safari, Microsoft pour Edge), qui sont externes à votre instance Nextcloud.

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🔌 Nouvelles applications tierces

Element/Matrix integration

https://apps.nextcloud.com/apps/integration_matrix

Cette application permet d’envoyer directement des fichiers dans une conversation depuis Nextcloud Fichiers.

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⚠️ Avertissement : nous n’avons pas encore testé cette application.

Week-Planner

Cette nouvelle application permet de gérer et afficher les tâches dans une interface pouvant faire visuellement penser à de l’agenda.

Nous trouvons intéressant, outre son affichage très simple et adapté aux personnes non-techniques, que les tâches puissent être récurrentes et donc se répéter d’un jour ou d’une semaine à l’autre, permettant la planification de tâches de différentes nature sur le plan temporel.

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🤔 Notre conclusion sur Nextcloud Hub 26 Spring (v. 34)

Dans cette nouvelle version de Nextcloud, on sent une volonté de s’attaquer à des problèmes concrets du quotidien professionnel, ce qui a aussi pour effet de renforcer la maturité globale du produit.

Les nouveautés qui nous ont le plus enthousiasmé sont :

  • Nextcloud Fichiers : désactivation ciblée du versioning
  • Nextcloud Office : regroupement des diapositives par sections dans Collabora Online Impress
  • Nextcloud Agenda : délégation et possibilité de personnaliser les rappels par défaut, par agenda
  • Nextcloud Mail : délégation
  • Nextcloud Talk : type de conversation « Salon vocal » et possibilité de répartir les conversations dans des catégories via des étiquettes personnalisées, ou encore réponse en 1:1 à quelqu’un depuis une conversation de groupe
  • Nextcloud Deck : apparition de l’affichage Gantt (malgré ses défauts de jeunesse), et, dans l’affichage Kanban, colonne dédiée aux cartes terminées
  • Nextcloud Tableaux : personnalisation de l’ordre des colonnes et du tri dans le tableau principal, et possibilité d’épingler une colonne
  • Notifications : arrivée des notifications web (Web Push), permettant de recevoir une alerte directement dans le navigateur même sans onglet Nextcloud ouvert

🎂 Un dernier mot concernant les 10 ans de Nextcloud

C’est indéniablement une belle aventure, un beau projet qui, une décennie après sa création, est plus visible et plus solide que jamais à l’international. Partenaire Gold de Nextcloud depuis plusieurs années déjà, Arawa souhaite le meilleur à toute l’équipe pour la prochaine décennie.