Assemblée générale par visioconférence opensource

Assemblées générales par visioconférence

Réunir toutes les parties prenantes à l’Assemblée Générale d’une association, d’un syndicat ou encore d’une entreprise… n’est jamais une mince affaire.

La principale problématique consiste à concilier des agendas de participants souvent très chargés, et le taux d’absentéisme à ces réunions monte en flèche proportionnellement au nombre d’élus, de délégués, d’actionnaires ou de membres invités et attendus. Ne pas atteindre le quorum inscrit dans les statuts et… aucune décision ne pourra être prise.

Les conséquences de la crise sanitaire qui touche le monde depuis le début de l’année 2020 simplifient encore moins la bonne tenue de ces réunions. Heureusement les innovations technologiques qui accompagnent les projets de mobilité, ces dernières années, offrent des alternatives intéressantes.

À situation exceptionnelle, règles exceptionnelles

Tout d’abord, et fort heureusement, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales adapte « temporairement » les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux peuvent se tenir.

Ainsi, même si les statuts d’une assemblée ou un règlement intérieur ne le prévoient pas, voire peut-être même l’interdisent, l’ordonnance indique que par principe, et sur décision de l’organe compétent pour les convoquer (Bureau, conseil d’administration…), « les assemblées des associations peuvent se tenir sans que les membres de ces assemblées et les autres personnes ayant le droit d’y  assister, ne participent physiquement à la séance. »

Ceci implique que ces assemblées peuvent désormais se tenir sous un format distanciel, et a fortiori mixer les formats, distanciel et présentiel.

Parfait.

Mais alors… comment procéder ? Que faut-il mettre en place ? Doit-on dégager un important budget pour s’équiper d’outils ? Un outil de visioconférence suffit-il ? Existe-t-il des risques de fuites de données confidentielles ? Sur quels critères doit-on choisir ces solutions ?

Assemblée générale par visioconférence opensource

Assemblée générale par visioconférence opensource

L’opensource au service de l’assemblée générale

Même si l’argument budgétaire fait sens, en particulier dans ce contexte, le choix d’une solution de visioconférence opensource doit prioritairement être la conclusion d’une réflexion aboutie en termes à la fois de fonctionnalités, de contraintes techniques et de sécurisation des données.

Éviter les éditeurs et les hébergements américains, même en Europe ou en France

Une des principales problématiques des solutions propriétaires de visioconférence est une conséquence de leurs origines : les sièges des sociétés qui les commercialisent se trouvent principalement outre-Atlantique.

  • Ils sont donc soumis à une loi sur les données, le « CLOUD Act ». Cette loi permet techniquement de renforcer la suprématie numérique des États-Unis allant jusqu’à menacer toutes les règles d’éthique et la concurrence loyale. Les critiques se rejoignent sur le danger que porte ce texte de loi pour l’économie européenne et le respect des réglementations mises en vigueur pour la protection des données (notre RGPD).
  • Ils sont propriétaires et spécifiques : pas de transparence, la réversibilité des données implique des interventions et des processus complexes.
  • Ils fonctionnent comme des pièges à données : les données peuvent transiter et/ou sont envoyées à l’étranger.

Dans un cadre aussi particulier que celui de l’Assemblée Générale, évidemment, la problématique sécuritaire des données n’est pas une option. La CNIL précise d’ailleurs dans cet article d’avril 2020 ses conseils en la matière.

La visioconférence en opensource

À partir du milieu des années 2000, en parallèle de la démocratisation des webcams et de l’apparition de logiciels comme Skype, les coûts et la complexité des solutions de visioconférence ont rapidement diminué. Toute personne disposant d’une webcam, et d’une connexion Internet rapide pouvait communiquer avec des collègues ou des amis directement depuis un ordinateur ou plus tard une tablette. Aujourd’hui, la caméra vidéo d’un smartphone permet de mettre à disposition de tous la visioconférence… quasiment partout.

Comme mentionné plus haut, une grande partie de ces logiciels sont propriétaires, et souvent d’origines nord-américaines.

Heureusement, il existe d’excellentes solutions de visioconférence en opensource qui non seulement offrent tout autant de fonctionnalités qu’un Skype, Zoom ou Google Hangouts, mais surtout qui adressent des besoins et des problématiques professionnels, développées et déployées sur le sol Européen.

Dans le cadre d’une mise en place de la visioconférence en assemblée générale, nous vous en conseillons trois en particulier (vous pouvez également consulter l’article comparatif sur les solutions de visioconférence opensource) :

La technologie au service de l’assemblée générale

Pour pallier toute faute de procédure, les solutions logicielles dont doivent s’emparer les assemblées générales ont pour obligation de satisfaire à plusieurs conditions.

La solution de visioconférence doit permettre l’identification des membres participants à l’assemblée

Au travers de l’outil de visioconférence, il est indispensable que les participants indiquent leurs noms et prénoms. Cette étape doit permettre de contrôler le quorum inscrit dans les statuts. Par exemple, les participants peuvent oralement valider leur présence à l’appel de leurs noms, grâce aux fonctionnalités de la solution de visioconférence.

Pour preuve et traçage de la présence en AG, il est tout à fait possible de faire une capture d’écran avec les personnes présentes en visioconférence ou (mieux) enregistrer l’ensemble de la réunion via des logiciels ou des fonctionnalités dédiés. Il est aussi vivement conseillé de faire ratifier les décisions prises lors de l’AG en ligne par la prochaine AG en présentiel afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure.

Tout le monde dispose d’une connectivité fiable

L’organisation d’une assemblée en visioconférence suppose de valider préalablement que chaque participant dispose d’une connexion internet suffisante. Si le nombre de participants est important, l’organisateur doit avoir la possibilité de désactiver (et activer individuellement) les micros et webcams des participants pour éviter toutes interférences extérieures. Chaque participant doit pouvoir réactiver le micro dès l’instant où il veut prendre la parole, ou a minima, demander à avoir la parole par une signalétique (message à l’organisateur, main levée, etc.).

Naturellement, en présence d’un nombre élevé de participants, il est conseillé de n’activer que les caméras des orateurs pour économiser de la bande passante. Si la qualité de l’image peut souffrir de l’absence d’une connexion à haut débit, heureusement la liaison audio sera généralement suffisante pour suivre la réunion.

Plus le nombre de membres participants sera élevé, plus la réponse technologique sera complexe et coûteuse pour des solutions propriétaires.

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Votes par visioconférence

Prévoir toutes les possibilités de vote

À main levée

Il s’agira alors de compter à haute voix le nombre des mains levées et de faire valider le nombre des voix par l’ensemble des personnes présentes, pendant la visioconférence.

Vote secret

Pour ce qui est du vote à bulletin secret, toutes les solutions de visioconférence ne proposent pas nativement la fonctionnalité. Si ce n’est pas le cas, il existe également des logiciels complémentaires voire des applications pour smartphone permettant de comptabiliser les voix. Si ces fonctionnalités ne sont pas aujourd’hui encore toutes implémentées dans les solutions de visioconférence, le choix d’applications personnalisées permet de compléter le périmètre fonctionnel des besoins de chaque assemblée générale.

Les avantages des assemblées générales à distance

L’organisation d’assemblées générales à distance est une avancée importante en France. Elles permettent de répondre à l’incapacité matérielle de tenir une assemblée générale physique tout en facilitant et en accélérant la prise de décisions. Elles facilitent également la prise de décision pour des membres qui ne peuvent pas toujours être présents aux assemblées générales.

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