Digital Workplace par-ci, Digital Workplace par-là… On en entend beaucoup parler de la Digital Workplace ! Également de la Digital Workplace opensource.
Mais qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ? Comment la mettre en place ? Questions plus concrètes : SaaS ou cloud privé ? Opensource ou propriétaire ? Personnalisations d’intégrateurs ou standard éditeur ? Au final, quels en sont les réels objectifs et bénéfices ?
D’abord, nous nous permettons de dresser un portrait rapide, avec des définitions possibles, le tout dans le but de dégrossir un peu le sujet.
Puis nous entrons un peu plus dans le concret, avec des critères de choix et des exemples de composants opensource matures et pérennes.
Laissez-nous vous plonger dans l’univers d’une Digital Workplace sur mesure, lisez cet humble petit guide, qui vous permettra – nous l’espérons – d’y voir un peu plus clair.
Index, table des matières
- Les contours (flous) d’une Digital Workplace
- Bâtir sa propre Digital Workplace sur mesure
- Différentes composants possibles
- TL;DR résumé/synthèse de la Digital Workplace opensource
- Libérez votre lieu de travail numérique !
Les contours (flous) d’une Digital Workplace
La Digital Workplace, qu’est-ce c’est ? Le problème, c’est qu’il doit y avoir autant de définitions que de fournisseurs et d’intégrateurs. Nous allons tout de même nous plier à cet exercice périlleux, tenter d’apporter le plus grand commun dénominateur.
Différentes définitions possibles de la Digital Workplace
Quelle est la réelle définition de « Digital Workplace » ? Quel est son périmètre ? Qu’est-ce que ce n’est pas ? Il est vrai qu’il est difficile d’y voir clair dans ce contexte hautement compétitif. Voici donc quelques éléments de réponse…
Commençons par une vue technique :
La Digital Workplace est un ensemble d’outils informatiques cohérents, formant un environnement numérique, donc accessible par ordinateur, smartphone et tablette.
Continuons avec un angle plus fonctionnel :
C’est un endroit centralisé dans l’organisation où les collaborateurs peuvent lire, écrire et partager des informations, et accomplir leur travail, quel que soit l’endroit où l’appareil est utilisé.
Mixons le technique et le fonctionnel :
C’est un ensemble de technologies, de plateformes et d’outils numériques qui facilitent la collaboration et la communication des collaborateurs d’une organisation.
Élevons-nous vers une vision plus abstraite :
La Digital Workplace est souvent considérée comme une transformation continue, une transition vers une numérisation du lieu de travail.
Prenons l’angle de la modernité :
En général, cela permet d’utiliser parfois de nouvelles méthodes de travail innovantes et de travailler plus efficacement.
Et finissons par le but :
L’objectif principal de la Digital Workplace est d’améliorer la productivité, favoriser la circulation des informations, faciliter la vie des membres de l’organisation et rendre organisation plus agile et réactive.
À quoi ça sert ?
La Digital Workplace sert à développer l’intelligence collective, à mobiliser, tirer les bénéfices de la diversité cognitive, partager une vision, remplir une mission.
Ces définitions simples vous conviennent-elles ? Choisissez celles qui vous vont le mieux, et faites vos propres remix.
Fonctions et usages majeurs d’une Digital Workplace
Une Digital Workplace peut aussi être vue comme une boîte à outils. Chaque outil couvre des besoins et résout des problématiques.
Votre Digital Workplace peut inclure des outils variés tels que :
- Partage et stockage de documents
- Espaces collaboratifs
- Gestion des connaissances
- Suivi de tâches/tickets et gestion de projet
- Communication et de messagerie (mail, chat, visioconférence)
- Plateformes intranet/extranet
- Réseaux sociaux
- CRM et ERP
- Parfois des applications métier
- Et peut-être tout autre logiciel de collaboration et de communication
Et en transversal, de la mobilité, par la prise en charge des appareils mobiles.
C’est la Digital Workplace, au féminin
Digital Workplace, c’est au féminin, le genre est très largement utilisé.
Anglicisme : lieu de travail numérique
Littéralement, la Digital Workplace, c’est le lieu de travail numérique.
Mais détaillons :
- Workplace, c’est le lieu de travail, qu’il soit en virtuel/distanciel ou sur site en présentiel, c’est le prolongement ou l’extension pour une utilisation en ligne.
- Digital en anglais, c’est numérique en français, pas digital. L’adjectif digital en français signifie « qui appartient aux doigts, se rapporte aux doigts ». Il vient du latin digitalis, « qui a l’épaisseur d’un doigt », lui-même dérivé de digitus, « doigt ». L’adjectif numérique en français se dit, par opposition à analogique, du codage, du stockage, et de la transmission d’informations ou de grandeurs physiques sous forme de chiffres ou de signaux à valeur discrète (ou discontinue).
Workspace et/ou workplace ? Space vs Place
Digital Workspace n’est pas Digital Workplace, il existe un grand nombre de différences subtiles mais bien documentées entre les deux. Nous ne développerons pas ici, car ce n’est pas le sujet.
Un exemple possible, il en existe d’autres, moins neutres : Les Échos, Du Digital Workplace au Digital Workspace.
Groupware, portail intranet/extranet collaboratif ?
La question revient souvent, la Digital Workplace n’est-elle pas seulement une remise au goût du jour du groupware, du portail et/ou de l’intranet/extranet collaboratif ? C’est probable.
Alors, la Digital Workplace est-elle une continuité, une évolution ? Ou bien encore de la même chose en version améliorée ? La « Next Generation » ?
Nous laisserons les experts débattre de ces sujets.
Bâtir sa propre Digital Workplace sur mesure
Loin des débats dogmatiques, entrons dans le concret.
Nous avons en partie débroussaillé le contour de la Digital Workplace, nous pouvons donc nous plonger dans son implémentation et son usage.
Critères de choix des composants d’une Digital Workplace
Pour votre Digital Workplace, commençons par lister les critères les plus critiques et stratégiques :
- sur mesure, flexible, adapté à vos besoins
- opensource/libre pour transparence et confiance
- auto-hébergé en centre de données (datacenter) ou cloud privé, pour la sûreté des données
- conformité RGDP, pour le respect de la confidentialité des données
- réversibilité des données, pour l’indépendance face au vendeur
- accessibilité par ordinateur et téléphone mobile (app dédiée ou responsive), pour la mobilité et la flexibilité
- maturité technique, pour avoir un logiciel fiable, toujours à jour et en phase avec les technologies modernes
- qualité des UX et UI, pour la facilité d’usage et l’adoption
- pérennité de la solution et de l’éditeur, pour le long terme
- hébergement en France ou en Europe et non soumis au Cloud Act, pour éviter la surveillance
Pas de propriétaire ni de SaaS étatsuniens
Éliminons donc tout de suite un bon nombre de Digital Workplace. Les Digital Workplace propriétaires, ou exclusivement disponibles en SaaS sur une infrastructure états-unienne, sont à éviter tant que possible.
- Jalios
- Jamespot
- Talkspirit
- SharePlace
- LumApps
Peut-on considérer G Suite (de Google) et Office 365 (de Microsoft) comme des Digital Workplaces ? Beaucoup argumentent que non. Pourtant, ils font beaucoup d’ombre.
eXo platform est opensource, mais nous ne connaissons que très peu.
Différentes composants possibles
Plateforme de stockage et de partage de fichiers
Nextcloud est la plateforme de Digital Workplace opensource omiprésente, éditée par la société allemande du même nom, et dont l’écosystème s’agrandit de jour en jour.
Tracim est une plateforme opensource montante alternative, de l’éditeur français Algoo.
Suite bureautique en ligne dans le navigateur
Collabora Online, de Collabora Productivity, éditeur britannique.
OnlyOffice, de la société Ascensio System SIA.
Visioconférence WebRTC dans le navigateur
BigBlueButton, de l’éditeur canadien Blindside Networks, parfaite pour les webinaires ou les réunions collaboratives, même pour un grand nombre d’utilisateurs
Jitsi Meet, est une visioconférence opensource minimaliste simple d’usage, et dédiée aux réunions collaboratives.
NextcloudTalk offre une visioconférence orientée réunions à distance, très simple et bien intégrée à Nextcloud.
Lisez notre comparatif fonctionnel des outils de visioconférences opensource.
Messagerie instantanée pro d’équipe
Rocket.Chat et Mattermost offrent toutes les fonctionnalités nécessaires à la discussion rapide et informelle, sans rougir face à Slack, Discord et Microsoft Teams.
Nextcloud Talk offre un outil de chat minimaliste, très bien intégré à Nextcloud (notamment Files et Deck).
Gestion de tâches et de projets
OpenProject, outil mature et puissant, est édité par la société allemande du même nom et s’intègre très bien dans Nextcloud (recherche unifiée, dashboard…).
Taiga est un logiciel moderne et très ambitieux, édité par la société espagnole Kaleidos, éditant également l’outil de prototypage opensource Penpot.
Nextcloud Deck est un outil orienté Kanban se positionnant en alternative à Trello, très bien intégré à Nextcloud (Files, Talk, Calendar).
Focalboard est le petit logiciel en pleine maturation édité par la société Mattermost.
Formulaires
LimeSurvey est un outil de formulaire opensource.
Nextcloud Forms est bien intégré à Nextcloud.
Gestion des connaissances
Wiki.js est un wiki opensource simple et léger.
Nextcloud Collectives est l’outil intégré de gestion des connaissances basé sur des fichiers Markdown, organisés en espaces et sous-dossiers.
Gestion des identités
LemonLDAP::NG est un SSO opensource, contribué par la gendarmerie nationale française.
Keycloak est également un SSO opensource issue de la galaxie RedHat.
Votre composant
Faites votre choix en fonction du métier de votre organisation…
TL;DR résumé/synthèse de la Digital Workplace opensource
Nous avons dessiné les contours d’une Digital Workplace pour vous, en donnant quelques clés pour mieux se repérer.
Tentons la synthèse concrète :
La Digital Workplace est une plateforme technique, des technologies, un ensemble d’outils informatiques cohérents, formant un environnement numérique accessible par ordinateur, smartphone et tablette. C’est un endroit centralisé dans l’organisation où les employés peuvent collaborer et communiquer avec leur écosystème, lire, écrire et partager des informations, quel que soit l’endroit ou l’appareil utilisé.
Vue plus abstraite :
La Digital Workplace est souvent considérée comme une transition continue vers une numérisation du lieu de travail, qui permet de travailler de nouvelles manières et plus efficacement, , qui sert à développer l’intelligence collective, mobiliser, partager une vision.
Les briques opensource sont fortement conseillées pour la transparence, le respect des données (confidentialité et sécurité) et la souveraineté numérique et logicielle de votre organisation (entreprise ou administration).
Nous conseillons :
- Plateforme de stockage et de partage de fichiers : Nextcloud ou Tracim
- Suite bureautique en ligne : Collabora Online ou OnlyOffice
- Visioconférence WebRTC : Jitsi Meet, BigBlueButton, ou Nextcloud Talk
- Messagerie instantanée pro d’équipe : Mattermost, RocketChat, ou Nextcloud Talk
- Gestion de tâches et de projets : Taiga, Nextcloud Deck, ou OpenProject
- Formulaires : LimeSurvey ou Nextcloud Forms
- Gestion des connaissances : Nextcloud Collectives ou Wiki.js
- Gestion des identités : LemonLDAP::NG ou Keycloak
Voici donc un courte plongée dans la Digital Workplace, ses définitions et comment sélectionner des composants majeurs opensource et souverains. En déployant votre Digital Workplace sur mesure au sein de votre organisation, la communication et la collaboration sont améliorées, et donc l’intelligence collective augmentée et fluidifiée.
Libérez votre lieu de travail numérique !
Mettez en place votre Digital Workplace sur mesure, se reposant sur des composants opensource savamment sélectionnés, tout en conservant le choix et le contrôle des données.
Contactez-nous pour du conseil et de l’accompagnement.