Nextcloud GmbH a dévoilé en septembre 2024 « Nextcloud Hub 9 » durant la Nextcloud Community Conference à Munich.
Sommaire
Avertissement : une partie des captures d’écran proviennent d’interfaces utilisateur anglophones, ce qui ne signifie pas que l’application ou la fonctionnalité en question n’a pas été traduite en français.
📁 Fichiers
Filtrage instantané
Pour rechercher des fichiers ou dossiers, la recherche unifiée existe depuis longtemps.
Au fil du temps, elle est devenue plus puissante grâce à l’ajout de nombreux critères de filtrage et à la possibilité de chercher dans plusieurs applications Nextcloud. Cet outil est idéal pour des recherches détaillées à travers tout l’espace numérique de travail. Cependant, il peut s’avérer fastidieux pour une simple recherche dans le dossier où l’on se trouve.
Désormais, un champ de recherche instantanée est disponible pour filtrer rapidement par nom dans la colonne de gauche. Des options de filtrage par type, date de modification et personne sont également accessibles en tête de liste.
❤️ Coup de cœur : la recherche rapide et instantanée est particulièrement appréciable pour retrouver en un clin d’œil un élément spécifique dans un dossier, sans avoir à faire défiler une longue liste de plusieurs dizaines ou centaines d’éléments avec la molette de la souris (Dans ce contexte, la recherche unifiée peut parfois sembler disproportionnée).
💡 Bon à savoir : ce filtrage par nom, type, date de modification et personne effectue la recherche dans le dossier courant (ou à la racine de l’espace de stockage), mais pas de manière récursive. Cela peut paraître étrange, mais c’est un choix fait pour des raisons de performances. Il permet de trouver facilement et rapidement un ou plusieurs fichiers (et/ou dossiers) au sein d’un dossier pouvant contenir beaucoup d’éléments.
Téléversement de dossiers
Jusqu’à maintenant, le téléversement de dossiers dans « Fichiers » n’était possible que par un glisser-déposer (drag-and-drop).
Désormais, cela est possible depuis le menu déroulant qui s’affiche en cliquant sur « + Nouveau », évitant ainsi d’avoir à ouvrir obligatoirement l’explorateur de fichier de l’ordinateur.
🤔 Notre avis : cette fonctionnalité est intéressante et améliore le confort de téléversement des données vers le serveur, néanmoins, il n’est pas possible dans ce contexte de sélectionner plusieurs dossiers en même temps pour faire un unique téléversement de plusieurs dossiers.
Navigation par arborescence
Dans la colonne de gauche, une nouvelle entrée nommée « Tous les dossiers » permet de parcourir l’arborescence et accéder au dossier voulu en cliquant sur les chevrons situés à droite de chaque dossier parent.
🤔 Notre avis : cette méthode de navigation a un réel intérêt et nous apprécions son arrivée qui va faciliter l’exploration des arborescences conséquentes. Elle est déjà présente dans bien d’autres environnements (notamment les explorateurs de fichiers de systèmes d’exploitation) et elle fera forcément des heureux. Cependant, dans la colonne de gauche, il y a de moins en moins de place, en raison d’autres éléments récemment ajoutés par Nextcloud (champ de filtrage instantané par nom, fichiers personnels, dossiers de groupes). Le manque de place est d’autant plus sensible lorsque les sous-sections de « Partage » sont déployées, ou même celle des « Favoris ». Ainsi, il serait probablement mieux que tout cela s’affiche dans la partie centrale, en mode liste, là où les dossiers s’affichent déjà.
💡 Bon à savoir : il est possible d’afficher / masquer « Tous les dossiers » et sa navigation par arborescence en se rendant dans les « Paramètres de Fichiers » et en cochant / décochant « Activer l’arborescence des dossiers ».
Demande de fichier
Vous connaissiez peut-être déjà la possibilité de partages externes de dossier destinés à du dépôt de fichiers. Désormais, cela est réalisable plus facilement et efficacement en cliquant sur « + Nouveau » puis « Créer une demande de fichier », ce qui affichera un tunnel de création en 3 étapes dans une popup.
Cette interface n’apporte pas de nouveauté fonctionnelle relative à ce type de partage, mais permet de créer ces espaces de dépôt de fichier plus rapidement et aisément que jamais.
❤️ Coup de cœur : cette nouvelle interface améliore le confort et rend une fonctionnalité utile (mais jusque-là un peu fastidieuse à mettre en place), accessible aux utilisateurs les plus novices. Un bon point pour Nextcloud !
💡 Bon à savoir : la liste des demandes de fichier créées est accessible dans la sous-section « Demande de fichier » de « Partages », dans le panneau latéral de gauche.
Corbeille
Traçabilité de la suppression : une nouvelle colonne a fait son apparition. Elle indique qui a mis à la corbeille un fichier ou dossier. Cette information trouve tout son sens dans le cadre des dossiers de groupe, permettant ainsi de savoir qui a placé l’élément en question dans la corbeille (volontairement, ou involontairement).
Confirmation de vidage : SI vous sélectionnez tous les éléments de la corbeille en vue d’un vidage complet de la corbeille, une confirmation vous est demandée afin de prévenir une éventuelle action accidentelle.
❤️ Coup de cœur : ces deux améliorations inscrivent la corbeille dans une dynamique collaborative et sécuritaire, ce que nous saluons !
🗓️ Agenda
Possibilité de spécifier le jour de début de semaine
Cela permet par exemple aux professionnels de s’adapter à leurs cycles de travail spécifiques (ex. : débuter la semaine le samedi pour les équipes de distribution) et aux freelances d’aligner leur emploi du temps selon leurs horaires atypiques (ex. : commencer le lundi ou un autre jour en fonction des missions).
Agendas partagés en mode « transparent »
Ce mode de partage rend les événements visibles pour d’autres utilisateurs, sans marquer le propriétaire comme « occupé ». Cela est particulièrement utile pour des agendas informatifs, qui n’ont pas d’impact direct sur la planification des réunions.
Amélioration du panneau latéral de gauche
À présent, les agendas sont répartis dans plusieurs sections dans le panneau latéral de gauche :
- Agendas : Tous vos agendas « affichés »
- Agendas partagés avec vous : Tous les agendas partagés avec vous par les autres utilisateurs
- Deck : Tous vos tableaux Deck, si le paramètre « Afficher les tableaux dans les agendas/tâches » de Deck est activé (ce qui affichera dans votre agenda toutes les cartes disposant d’une date d’échéance)
- Cachés : Tous les agendas, qu’ils vous appartiennent ou pas, qui ont été masqués.
❤️ Coup de coeur : parmi ces 3 nouveautés, l’amélioration du panneau latéral de gauche a particulièrement retenu notre attention. Elle constitue un grand pas dans l’amélioration de l’UX de Calendar, notamment le fait que les agendas cachés soient séparés du reste. Cela est très pratique lorsque que de nombreux agendas ont été partagés avec vous, mais que vous n’avez pas envie ni besoin de les afficher en permanence, ce qui rend beaucoup plus lisible la liste des agendas « affichés », et chez Arawa, nous accueillons cette nouveauté avec enthousiasme !
Consultation de la disponibilité des ressources
Il est maintenant possible, lors de la création d’un événement, de consulter les disponibilités des salles de réunions et autres ressources, afin de savoir si elles sont disponibles.
🤔 Notre avis : la consultation des disponibilités des ressources lors de la création d’un événement est un plus, car cela met de l’huile dans les rouages des processus de réservation de ces dernières. Néanmoins, au-delà de cette nouveauté, il nous semblerait important que la gestion des ressources (création, nommage, suppression…) puisse être réalisée depuis l’interface web, plutôt qu’uniquement avec des commandes OCC, ce qui rendrait le tout bien plus accessible à tous. Aux ressources, nous pensons également que pourraient être ajoutées les salles de Nextcloud Talk existantes, car ces dernières, lorsqu’elles sont durables, peuvent compter comme des salles de réunion physiques.
📇 Contacts
Groupes de contacts
Il est dorénavant possible d’ajouter les contacts à vos groupes de contact par un simple glisser-déposer (drag-and-drop). Les groupes peuvent aussi être renommés ou supprimés.
🤔 Notre avis : cela constitue forcément une amélioration de la gestion des groupes de contacts. Néanmoins, la possibilité de sélectionner plusieurs contacts (cases à cocher) pour les mettre en une seule fois dans le groupe serait un gros plus (lorsqu’il s’agit d’ajouter une grande quantité de contacts).
Filtres avancés
Il est maintenant possible dans Mail de configurer et d’activer des filtres directement dans Nextcloud Mail. Habituellement, vos filtres sont configurés sur vos clients lourds de messagerie (ex : Thunderbird). Ils vous servent par exemple à rediriger les e-mails vers des sous-dossiers ou à appliquer des étiquettes selon certains critères. Toutes ces actions automatisées n’entrent en action que lorsque votre client lourd de messagerie est actif. Le gros avantage des filtres configurables dans Nextcloud Mail est qu’ils sont faits sur le serveur (en ligne) et qu’ils sont donc actifs en permanence (24 h/24). Cela signifie que les redirections vers des sous-dossiers et que l’application des étiquettes sont traitées au fil de l’eau et qu’en dehors même de Nextcloud Mail, tous vos clients (sur ordinateur, tablette et smartphone) en bénéficieront.
💡 Bon à savoir : pour pouvoir créer ces filtres, et qu’ils fonctionnent, le serveur de mail soit être compatible avec ManageSieve, un protocole utilisé pour gérer les scripts SIEVE à distance.
Détection des mails frauduleux (phishing)
Nextcloud Mail propose une fonctionnalité de détection des mails de phishing qui repose sur plusieurs vérifications.
Tout d’abord, l’application analyse les liens contenus dans les mails pour s’assurer que le texte affiché pour le lien correspond bien à l’URL réelle. Ensuite, elle compare les adresses des expéditeurs avec celles enregistrées dans votre carnet d’adresses afin d’identifier les tentatives d’usurpation d’identité. D’autres vérifications incluent le contrôle des adresses de réponse (si elles diffèrent de l’expéditeur) et la détection des mails envoyés avec une date dans le futur.
Enfin, il est possible mettre en liste blanche certaines adresses en les considérant comme internes. L’application vous avertira si vous recevez ou envoyez des messages vers des adresses externes, et vous pouvez définir ces adresses par domaine ou individuellement.
Impression
Vous pouvez désormais imprimer vos e-mails depuis un bouton d’action prévu à cet effet.
💬 Talk
Appels fédérés
Les appels fédérés arrivent dans la solution de discussion instantanée et de visioconférence native de Nextcloud. Communiquez avec les individus d’autres instances, sans avoir à partager de lien publics ou à envoyer des invitations externes par e-mail.
Rappel de ce qu’est le principe de fédération dans Nextcloud
La notion de « fédération » existe dans Nextcloud depuis bien des années et se trouve être complémentaire d’une des composantes de l’ADN de Nextcloud : la décentralisation. La décentralisation a plusieurs vertus telles que la sécurité, l’indépendance et la personnalisation. Néanmoins, il faut pouvoir rester ouvert sur l’extérieur, en permettant une collaboration rapprochée avec des partenaires, filiales, maisons-mères, ou tout simplement d’autres équipes de la même organisation qui disposent de leurs propres instances. C’est là qu’intervient la fédération qui permet de créer un lien entre les instances, comme si, virtuellement, il n’y en avait qu’une.
2 niveaux de fédération :
- La fédération simple : pour partager une donnée avec une personne d’une autre instance, il suffit de saisir son ID de cloud fédéré dans le champ de recherche de partage : {nom_utilisateur}@{URL_instance} … un peu à la manière d’une adresse e-mail.
- La fédération avancée : Les instances s’échangent leurs carnets d’utilisateurs à travers la déclaration de serveurs de confiance par leurs administrateurs respectifs. Ainsi, depuis l’instance A, Sophie peut rechercher Karim de l’instance B dans le champ de recherche des destinataires des partages, et partager des données avec lui, comme s’il était un utilisateur de l’instance A (sans avoir à saisir manuellement son ID de cloud fédéré), et inversement. En d’autres termes, chacun reste dans son instance, mais la fédération avancée permet une porosité qui facilite les échanges entre plusieurs organisations.
❤️ Coup de cœur : la fédération dans Talk est forcément une bonne nouvelle, car pouvoir construire des ponts entre instances décentralisées améliore et fluidifie la collaboration entre organisations.
Affichage du prochain appel
Désormais, à côté du bouton « Démarrer l’appel », la date (ou la date et l’heure à partir de J-6) est affichée afin d’alerter sur la prochaine indisponibilité programmée de la salle. En cliquant dessus, on peut accéder à l’agenda.
💡 Bon à savoir : cette nouvelle fonctionnalité fonctionne uniquement avec Nextcloud Talk. Elle fonctionne aussi bien si salle a été générée automatiquement depuis un événement de Agenda (bouton « Créer une salle de discussion pour cet événement ») ou si le lien d’une salle existante a été copié-collé dans le champ « Lieu » d’un événement dans Agenda.
🤔 Notre avis : cette nouvelle fonctionnalité apporte une information utile. Il nous semblerait cependant intéressant que l’horaire apparaisse tout le temps, au-delà de J-6, et qu’en cliquant dessus, le détail de l’événement s’affiche en arrivant dans Agenda.
Bannissement de participants
Il est possible désormais de bannir une personne d’une salle. Il suffit, pour cela, de le retirer, tout en cochant la case de bannissement (avec possibilité de laisser une note interne sur la raison du bannissement).
❤️ Coup de cœur : cette nouvelle fonctionnalité permet de mieux contrôler les éléments perturbateurs dans des salles publiques, par exemple lors de webinaires ouverts à tous.
💡 Bon à savoir : comme il faut parfois savoir pardonner (ou annuler un bannissement accidentel), il est possible de débloquer une personne précédemment exclue en allant dans les paramètres de la conversation.
Consultation des messages écrits hors-connexion
Il arrive parfois d’être sans connexion et d’avoir besoin de consulter certains échanges passés dans la messagerie instantanée de Talk. Désormais, vos échanges demeurent disponibles hors-connexion.
🖌️ Tableaux blancs collaboratifs (whiteboard)
L’édition à plusieurs de documents bureautiques ou encore le partage d’écran sont 2 fonctionnalités collaboratives de longue date de Nextcloud. À l’occasion de la publication de Nextcloud Hub 3, le tableau blanc fait son apparition pour former un triptyque efficace de collaboration en ligne. Le tableau blanc permet efficacement de traduire nos idées et nos concepts en schéma faciles à réaliser, comme si vous aviez un tableau blanc Velleda dans une salle de réunion. Ce qui est encore plus intéressant, c’est l’aspect collaboratif de cet outil et la possibilité de partager les réalisations effectuées en interne ou en externe comme on le ferait pour un simple fichier.
L’interface de Nextcloud Whiteboard permet de créer, éditer, annuler, refaire … autant d’éléments que nécessaires pour exprimer ses idées : formes, liaisons, flèches, étiquettes. Il est aussi possible de créer un document sur la base de modèles. Une fonctionnalité particulièrement intéressante est aussi le pointeur laser permettant, de manière bien plus visible que la flèche habituelle de la souris, de cibler les éléments dont on parle, ou d’exprimer des directions, afin de décrire un flux.
Pour créer un tableau blanc, comme illustré dans la capture d’écran ci-contre, il suffit d’accéder au bouton « Nouveau » de l’interface de « Fichiers ».
💡 Bon à savoir : Nextcloud Whiteboard est basé sur le projet Excalidraw, publié sous licence libre.
⚙️ Nextcloud Flow
Nextcloud Flow est une nouvelle fonctionnalité qui permet d’automatiser des processus au sein de Nextcloud Hub, à travers diverses applications comme Nextcloud Files, Tables ou Talk. C’est grâce à l’intégration de Windmill, une application open source, qu’il devient possible de gérer ces tâches automatiques, comme les demandes de congés ou les validations de paiements, en créant des « flux » personnalisés. Ces flux sont constitués de « briques », des actions programmées pour déclencher des événements et exécuter des séquences d’opérations. L’interface graphique facilite la conception et la gestion de ces flux, augmentant ainsi l’efficacité des workflows.
❤️ Coup de cœur : Nextcloud Flow, via Windmill, apporte un plus conséquent à l’automatisation des processus complexes au sein d’une organisation.
📝 Nextcloud Office
Transitions entre diapositives avec WebGL
Nextcloud Office Present supporte désormais les transitions 3D entre les diapositives, rendant les présentations plus dynamiques. Grâce à l’utilisation de WebGL, les transitions entre diapositives exploitent la puissance du GPU de votre ordinateur pour des effets plus complexes et pour plus de fluidité.
Masque de pré-remplissage de formulaires
Vous pouvez maintenant stocker des documents au format odt contenant des champs de formulaires dans votre dossier personnel de modèles. Ensuite, lors de la création d’un nouveau document, et après avoir sélectionné le modèle en question, une popup apparaît avec des champs de formulaire à remplir. Par exemple, pour une demande de congés, vous aurez des champs à remplir tels que : prénom, nom, date de début de congés, date de fin de congés, date de reprise de travail … Une fois tous ces champs renseignés, validez, et la feuille de demande de congés à la charte de votre employeur apparaîtra directement remplie. Il ne vous restera plus qu’à l’envoyer à qui de droit.
🤔 Notre avis : cette fonctionnalité de remplissage des formulaires apporte du confort, c’est indéniable, et évite aussi de trop mettre les mains dans le document si ce dernier a une mise en page complexe. Cela dit, à ce jour, il est probable que la fonctionnalité manque de maturité : les champs au format date ne sont pas encore pris en charge et il n’est par exemple pas possible qu’un champ présent à de multiples endroits du document ne soit à remplir qu’une fois.
📊 Tables
Nouveau type de colonne : Utilisateurs et groupes
Un nouveau type de colonne vient enrichir cette application No-Code de Nextcloud : utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs. Désormais, dans vos tableaux, il est possible de désigner une personne ou un groupe.
❤️ Coup de cœur : cela est potentiellement très utile, par exemple dans des contextes RH, telle que le traitement de demandes de congés payés.
Import export de structure
Dans Tables, il est possible d’exporter et d’importer les données (et la structure) des tableaux. Il est également aussi possible d’exporter et d’importer la structure des tableaux (colonnes).
💡 Bon à savoir
– Pour exporter les données d’un tableau (structure + données), il faut cliquer sur [⋅⋅⋅] tout à droite, puis sur « Exporter en CSV ».
– Pour importer les données dans un autre tableau, il faut, dans le panneau latéral de gauche, au niveau du tableau voulu, cliquer sur [⋅⋅⋅], puis sur « Importer » (ou cliquer sur [⋅⋅⋅] tout à droite, puis sur « Importer »).
– Pour exporter uniquement la structure d’un tableau, il faut, dans le panneau latéral de gauche, au niveau du tableau voulu, cliquer sur [⋅⋅⋅], puis sur « Exporter » (cela génère un fichier JSON).
– Pour importer une structure de tableau dans un nouveau tableau, il faut choisir « Import Scheme » (ce sera bientôt traduit !). Votre nouveau tableau bénéficiera d’une structure identique à celle de l’autre tableau dont vous aviez exporté la structure.
🤔 Notre avis : bien que cette nouvelle fonctionnalité soit très intéressante (autant que celle d’import/export de données), il nous semble que l’ergonomie manque de clarté, entre import/export des données (+ structure) et import/export de la structure seule. En effet, les libellés des boutons d’action manquent parfois de précision et leur emplacement peut créer de la confusion.
🤖 Nextcloud Assistant
📅 Disponibilités personnelles
Remplaçant
Vous connaissez depuis un certain temps le module d’indication de période d’absence (apparu dans Nextcloud 28 Hub 7). Un nouveau champ a fait son apparition : le « remplaçant ». Désormais, vous pouvez désigner l’heureux⋅se élu⋅e qui va gérer vos dossiers durant votre absence ! Cette information s’affichera par exemple dans Nextcloud Talk lorsque l’on essaiera de vous contacter.
👥 Gestion des utilisateurs
Utilisateurs récemment actifs
Lorsque l’instance compte un nombre conséquent d’utilisateurs, il peut être utile pour l’administrateur de retrouver, dans le cadre d’une assistance par exemple, un utilisateur récemment connecté. La section « Récemment actifs » répond à ce besoin.
❤️ Coup de cœur : cette amélioration est « toute bête », et pourtant, elle soulagera les administrateurs à la recherche d’un utilisateur parmi de nombreux autres récemment connecté, pour l’identifier, l’assister, le désactiver, le supprimer … le tout sans forcément avoir au départ son nom d’utilisateur ou son nom d’affichage dans la main.
Délégation
Depuis bien longtemps, il est possible pour un administrateur de déléguer à une ou plusieurs personnes la gestion des utilisateurs appartenant à un ou plusieurs groupes d’utilisateur spécifiques. Dans ce scénario, les administrateurs délégués peuvent créer, gérer et supprimer les utilisateurs des groupes en question, mais pas des autres.
Désormais, il est possible de déléguer entièrement la gestion des utilisateurs de la plateforme à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. Imaginons, au sein d’une grande instance Nextcloud un groupe d’utilisateurs « Gestion déléguée utilisateurs », peuplé de quelques utilisateurs bien choisis (ou d’un seul, c’est possible aussi), qui aura un plein accès à la gestion des utilisateurs, sans pour autant accéder au reste des privilèges réservés aux administrateurs.
🤔 Notre avis : cette nouveauté dans la gestion des utilisateurs est intéressante, car elle introduit un niveau de responsabilité intermédiaire entre les permissions actuelles et le statut d’administrateur complet (groupe ‘admin’). Une amélioration supplémentaire consisterait à permettre un mapping entre les groupes choisis et des groupes d’utilisateurs spécifiques sous leur gestion. Si aucun groupe n’est spécifié, l’ensemble des utilisateurs serait placé sous la responsabilité du ou des administrateurs délégués désignés.
🔃 Synchronisation bidirectionnelle sur Android
Lorsqu’une synchronisation bidirectionnelle est activée pour un dossier, les fichiers ajoutés ou modifiés sur un appareil se synchronisent automatiquement avec le cloud, et inversement. À ce jour, seuls les dossiers créés directement dans Nextcloud sont pris en charge par cette fonctionnalité.
🚀 Performances
Javascript
Dans Hub 9, l’une des améliorations clés en matière de performance a été l’adoption de Vite, un outil permettant de regrouper les JavaScript. Cela réduit la taille des applications, les rendant parfois jusqu’à 5 fois plus légères, ce qui accélère leur chargement pour tous les utilisateurs. En plus de cela, plusieurs optimisations ont été effectuées pour rendre Nextcloud Hub plus réactif, comme le chargement différé d’encore plus d’applications (lazy load).
High Performance Backend pour Text (HPB Text)
Depuis 2021, Nextcloud Files utilise un back-end en Rust, diminuant jusqu’à 90 % le trafic réseau et rendant l’application plus réactive, avec des notifications instantanées. Dans Hub 9, ce système a été intégré à Nextcloud Text, ce qui réduit considérablement la charge sur le serveur et accélère la synchronisation des modifications lors du travail collaboratif, offrant ainsi une expérience plus fluide et rapide.
Côté serveur
Plusieurs améliorations de ce côté, dont :
- Le « Context Chat » de Nextcloud Assistant est plus rapide et moins gourmand en mémoire
- Mise à jour plus rapide de l’instance
Lecture après écriture
Nextcloud était autrefois limité à quatre serveurs dans ses clusters de bases de données en raison de l’obligation d’une réplication synchrone. Désormais, avec la prise en charge d’une réplication asynchrone, il est possible d’ajouter un nombre illimité de serveurs en lecture. En combinant cette fonctionnalité avec le partitionnement des données sur plusieurs bases (database sharding), Nextcloud annonce pouvoir supporter jusqu’à dix fois plus d’utilisateurs au sein d’un même cluster.
🤔 Conclusion
Nextcloud 30 Hub 9 apporte des améliorations notables de l’interface utilisateur de « Fichiers » ; quoi de plus normal, car c’est bien avec ce module que tout a commencé avec Nextcloud ! Le principe de décentralisation, qui est un atout majeur de Nextcloud, se voit renforcé à travers l’ouverture de la fédération aux appels de Talk. Cette nouvelle brique de la fédération vient resserrer les liens entre organisations, antennes, filiales, départements, etc … sans pour autant transiger sur la sécurité. Nous retiendrons aussi l’arrivée de Nextcloud Flow, qui permet l’automatisation de flux complexes et par conséquent aussi un gain notable de productivité dans divers contextes.