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Principales nouveautés de Nextcloud Hub 9 (v. 30)

Nextcloud GmbH a dévoilé en septembre 2024 « Nextcloud Hub 9 » durant la Nextcloud Community Conference à Munich.

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Avertissement : une partie des captures d’écran proviennent d’interfaces utilisateur anglophones, ce qui ne signifie pas que l’application ou la fonctionnalité en question n’a pas été traduite en français.

📁 Fichiers

Filtrage instantané

Pour rechercher des fichiers ou dossiers, la recherche unifiée existe depuis longtemps.

Au fil du temps, elle est devenue plus puissante grâce à l’ajout de nombreux critères de filtrage et à la possibilité de chercher dans plusieurs applications Nextcloud. Cet outil est idéal pour des recherches détaillées à travers tout l’espace numérique de travail. Cependant, il peut s’avérer fastidieux pour une simple recherche dans le dossier où l’on se trouve.

Désormais, un champ de recherche instantanée est disponible pour filtrer rapidement par nom dans la colonne de gauche. Des options de filtrage par type, date de modification et personne sont également accessibles en tête de liste.

Téléversement de dossiers

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Jusqu’à maintenant, le téléversement de dossiers dans « Fichiers » n’était possible que par un glisser-déposer (drag-and-drop).

Désormais, cela est possible depuis le menu déroulant qui s’affiche en cliquant sur « + Nouveau », évitant ainsi d’avoir à ouvrir obligatoirement l’explorateur de fichier de l’ordinateur.

Dans la colonne de gauche, une nouvelle entrée nommée « Tous les dossiers » permet de parcourir l’arborescence et accéder au dossier voulu en cliquant sur les chevrons situés à droite de chaque dossier parent.

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Demande de fichier

Vous connaissiez peut-être déjà la possibilité de partages externes de dossier destinés à du dépôt de fichiers. Désormais, cela est réalisable plus facilement et efficacement en cliquant sur « + Nouveau » puis « Créer une demande de fichier », ce qui affichera un tunnel de création en 3 étapes dans une popup.

Cette interface n’apporte pas de nouveauté fonctionnelle relative à ce type de partage, mais permet de créer ces espaces de dépôt de fichier plus rapidement et aisément que jamais.

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Corbeille

Traçabilité de la suppression : une nouvelle colonne a fait son apparition. Elle indique qui a mis à la corbeille un fichier ou dossier. Cette information trouve tout son sens dans le cadre des dossiers de groupe, permettant ainsi de savoir qui a placé l’élément en question dans la corbeille (volontairement, ou involontairement).

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Confirmation de vidage : SI vous sélectionnez tous les éléments de la corbeille en vue d’un vidage complet de la corbeille, une confirmation vous est demandée afin de prévenir une éventuelle action accidentelle.

🗓️ Agenda

Possibilité de spécifier le jour de début de semaine

Cela permet par exemple aux professionnels de s’adapter à leurs cycles de travail spécifiques (ex. : débuter la semaine le samedi pour les équipes de distribution) et aux freelances d’aligner leur emploi du temps selon leurs horaires atypiques (ex. : commencer le lundi ou un autre jour en fonction des missions).

Agendas partagés en mode « transparent »

Ce mode de partage rend les événements visibles pour d’autres utilisateurs, sans marquer le propriétaire comme « occupé ». Cela est particulièrement utile pour des agendas informatifs, qui n’ont pas d’impact direct sur la planification des réunions.

Amélioration du panneau latéral de gauche

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À présent, les agendas sont répartis dans plusieurs sections dans le panneau latéral de gauche :

  1. Agendas : Tous vos agendas « affichés »
  2. Agendas partagés avec vous : Tous les agendas partagés avec vous par les autres utilisateurs
  3. Deck : Tous vos tableaux Deck, si le paramètre « Afficher les tableaux dans les agendas/tâches » de Deck est activé (ce qui affichera dans votre agenda toutes les cartes disposant d’une date d’échéance)
  4. Cachés : Tous les agendas, qu’ils vous appartiennent ou pas, qui ont été masqués.

Consultation de la disponibilité des ressources

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Il est maintenant possible, lors de la création d’un événement, de consulter les disponibilités des salles de réunions et autres ressources, afin de savoir si elles sont disponibles.

📇 Contacts

Groupes de contacts

Il est dorénavant possible d’ajouter les contacts à vos groupes de contact par un simple glisser-déposer (drag-and-drop). Les groupes peuvent aussi être renommés ou supprimés.

📬 Mail

Filtres avancés

Il est maintenant possible dans Mail de configurer et d’activer des filtres directement dans Nextcloud Mail. Habituellement, vos filtres sont configurés sur vos clients lourds de messagerie (ex : Thunderbird). Ils vous servent par exemple à rediriger les e-mails vers des sous-dossiers ou à appliquer des étiquettes selon certains critères. Toutes ces actions automatisées n’entrent en action que lorsque votre client lourd de messagerie est actif. Le gros avantage des filtres configurables dans Nextcloud Mail est qu’ils sont faits sur le serveur (en ligne) et qu’ils sont donc actifs en permanence (24 h/24). Cela signifie que les redirections vers des sous-dossiers et que l’application des étiquettes sont traitées au fil de l’eau et qu’en dehors même de Nextcloud Mail, tous vos clients (sur ordinateur, tablette et smartphone) en bénéficieront.

Détection des mails frauduleux (phishing)

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Nextcloud Mail propose une fonctionnalité de détection des mails de phishing qui repose sur plusieurs vérifications.

Tout d’abord, l’application analyse les liens contenus dans les mails pour s’assurer que le texte affiché pour le lien correspond bien à l’URL réelle. Ensuite, elle compare les adresses des expéditeurs avec celles enregistrées dans votre carnet d’adresses afin d’identifier les tentatives d’usurpation d’identité. D’autres vérifications incluent le contrôle des adresses de réponse (si elles diffèrent de l’expéditeur) et la détection des mails envoyés avec une date dans le futur.

Enfin, il est possible mettre en liste blanche certaines adresses en les considérant comme internes. L’application vous avertira si vous recevez ou envoyez des messages vers des adresses externes, et vous pouvez définir ces adresses par domaine ou individuellement.

Impression

Vous pouvez désormais imprimer vos e-mails depuis un bouton d’action prévu à cet effet.

💬 Talk

Appels fédérés

Les appels fédérés arrivent dans la solution de discussion instantanée et de visioconférence native de Nextcloud. Communiquez avec les individus d’autres instances, sans avoir à partager de lien publics ou à envoyer des invitations externes par e-mail.

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Rappel de ce qu’est le principe de fédération dans Nextcloud

La notion de « fédération » existe dans Nextcloud depuis bien des années et se trouve être complémentaire d’une des composantes de l’ADN de Nextcloud : la décentralisation. La décentralisation a plusieurs vertus telles que la sécurité, l’indépendance et la personnalisation. Néanmoins, il faut pouvoir rester ouvert sur l’extérieur, en permettant une collaboration rapprochée avec des partenaires, filiales, maisons-mères, ou tout simplement d’autres équipes de la même organisation qui disposent de leurs propres instances. C’est là qu’intervient la fédération qui permet de créer un lien entre les instances, comme si, virtuellement, il n’y en avait qu’une.

2 niveaux de fédération :
  • La fédération simple : pour partager une donnée avec une personne d’une autre instance, il suffit de saisir son ID de cloud fédéré dans le champ de recherche de partage : {nom_utilisateur}@{URL_instance} … un peu à la manière d’une adresse e-mail.
  • La fédération avancée : Les instances s’échangent leurs carnets d’utilisateurs à travers la déclaration de serveurs de confiance par leurs administrateurs respectifs. Ainsi, depuis l’instance A, Sophie peut rechercher Karim de l’instance B dans le champ de recherche des destinataires des partages, et partager des données avec lui, comme s’il était un utilisateur de l’instance A (sans avoir à saisir manuellement son ID de cloud fédéré), et inversement. En d’autres termes, chacun reste dans son instance, mais la fédération avancée permet une porosité qui facilite les échanges entre plusieurs organisations.

Affichage du prochain appel

Désormais, à côté du bouton « Démarrer l’appel », la date (ou la date et l’heure à partir de J-6) est affichée afin d’alerter sur la prochaine indisponibilité programmée de la salle. En cliquant dessus, on peut accéder à l’agenda.

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Bannissement de participants

Il est possible désormais de bannir une personne d’une salle. Il suffit, pour cela, de le retirer, tout en cochant la case de bannissement (avec possibilité de laisser une note interne sur la raison du bannissement).

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Consultation des messages écrits hors-connexion

Il arrive parfois d’être sans connexion et d’avoir besoin de consulter certains échanges passés dans la messagerie instantanée de Talk. Désormais, vos échanges demeurent disponibles hors-connexion.

🖌️ Tableaux blancs collaboratifs (whiteboard)

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L’édition à plusieurs de documents bureautiques ou encore le partage d’écran sont 2 fonctionnalités collaboratives de longue date de Nextcloud. À l’occasion de la publication de Nextcloud Hub 3, le tableau blanc fait son apparition pour former un triptyque efficace de collaboration en ligne. Le tableau blanc permet efficacement de traduire nos idées et nos concepts en schéma faciles à réaliser, comme si vous aviez un tableau blanc Velleda dans une salle de réunion. Ce qui est encore plus intéressant, c’est l’aspect collaboratif de cet outil et la possibilité de partager les réalisations effectuées en interne ou en externe comme on le ferait pour un simple fichier.

L’interface de Nextcloud Whiteboard permet de créer, éditer, annuler, refaire … autant d’éléments que nécessaires pour exprimer ses idées : formes, liaisons, flèches, étiquettes. Il est aussi possible de créer un document sur la base de modèles. Une fonctionnalité particulièrement intéressante est aussi le pointeur laser permettant, de manière bien plus visible que la flèche habituelle de la souris, de cibler les éléments dont on parle, ou d’exprimer des directions, afin de décrire un flux.

Pour créer un tableau blanc, comme illustré dans la capture d’écran ci-contre, il suffit d’accéder au bouton « Nouveau » de l’interface de « Fichiers ».

⚙️ Nextcloud Flow

Nextcloud Flow est une nouvelle fonctionnalité qui permet d’automatiser des processus au sein de Nextcloud Hub, à travers diverses applications comme Nextcloud Files, Tables ou Talk. C’est grâce à l’intégration de Windmill, une application open source, qu’il devient possible de gérer ces tâches automatiques, comme les demandes de congés ou les validations de paiements, en créant des « flux » personnalisés. Ces flux sont constitués de « briques », des actions programmées pour déclencher des événements et exécuter des séquences d’opérations. L’interface graphique facilite la conception et la gestion de ces flux, augmentant ainsi l’efficacité des workflows.

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📝 Nextcloud Office

Transitions entre diapositives avec WebGL

Nextcloud Office Present supporte désormais les transitions 3D entre les diapositives, rendant les présentations plus dynamiques. Grâce à l’utilisation de WebGL, les transitions entre diapositives exploitent la puissance du GPU de votre ordinateur pour des effets plus complexes et pour plus de fluidité.

Masque de pré-remplissage de formulaires

Vous pouvez maintenant stocker des documents au format odt contenant des champs de formulaires dans votre dossier personnel de modèles. Ensuite, lors de la création d’un nouveau document, et après avoir sélectionné le modèle en question, une popup apparaît avec des champs de formulaire à remplir. Par exemple, pour une demande de congés, vous aurez des champs à remplir tels que : prénom, nom, date de début de congés, date de fin de congés, date de reprise de travail … Une fois tous ces champs renseignés, validez, et la feuille de demande de congés à la charte de votre employeur apparaîtra directement remplie. Il ne vous restera plus qu’à l’envoyer à qui de droit.

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📊 Tables

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Nouveau type de colonne : Utilisateurs et groupes

Un nouveau type de colonne vient enrichir cette application No-Code de Nextcloud : utilisateurs et/ou groupes d’utilisateurs. Désormais, dans vos tableaux, il est possible de désigner une personne ou un groupe.

Import export de structure

Dans Tables, il est possible d’exporter et d’importer les données (et la structure) des tableaux. Il est également aussi possible d’exporter et d’importer la structure des tableaux (colonnes).

🤖 Nextcloud Assistant

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Avec « Chat with AI », vous pouvez discuter avec l’assistant de Nextcloud, quelle que soit l’IA utilisée (on premise bien évidemment, ou distante).
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L’outil de traduction est désormais directement accessible dans le Nextcloud Assistant.

📅 Disponibilités personnelles

Remplaçant

Vous connaissez depuis un certain temps le module d’indication de période d’absence (apparu dans Nextcloud 28 Hub 7). Un nouveau champ a fait son apparition : le « remplaçant ». Désormais, vous pouvez désigner l’heureux⋅se élu⋅e qui va gérer vos dossiers durant votre absence ! Cette information s’affichera par exemple dans Nextcloud Talk lorsque l’on essaiera de vous contacter.

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👥 Gestion des utilisateurs

Utilisateurs récemment actifs

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Lorsque l’instance compte un nombre conséquent d’utilisateurs, il peut être utile pour l’administrateur de retrouver, dans le cadre d’une assistance par exemple, un utilisateur récemment connecté. La section « Récemment actifs » répond à ce besoin.

Délégation

Depuis bien longtemps, il est possible pour un administrateur de déléguer à une ou plusieurs personnes la gestion des utilisateurs appartenant à un ou plusieurs groupes d’utilisateur spécifiques. Dans ce scénario, les administrateurs délégués peuvent créer, gérer et supprimer les utilisateurs des groupes en question, mais pas des autres.

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Désormais, il est possible de déléguer entièrement la gestion des utilisateurs de la plateforme à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. Imaginons, au sein d’une grande instance Nextcloud un groupe d’utilisateurs « Gestion déléguée utilisateurs », peuplé de quelques utilisateurs bien choisis (ou d’un seul, c’est possible aussi), qui aura un plein accès à la gestion des utilisateurs, sans pour autant accéder au reste des privilèges réservés aux administrateurs.

🔃 Synchronisation bidirectionnelle sur Android

Lorsqu’une synchronisation bidirectionnelle est activée pour un dossier, les fichiers ajoutés ou modifiés sur un appareil se synchronisent automatiquement avec le cloud, et inversement. À ce jour, seuls les dossiers créés directement dans Nextcloud sont pris en charge par cette fonctionnalité.

🚀 Performances

Javascript

Dans Hub 9, l’une des améliorations clés en matière de performance a été l’adoption de Vite, un outil permettant de regrouper les JavaScript. Cela réduit la taille des applications, les rendant parfois jusqu’à 5 fois plus légères, ce qui accélère leur chargement pour tous les utilisateurs. En plus de cela, plusieurs optimisations ont été effectuées pour rendre Nextcloud Hub plus réactif, comme le chargement différé d’encore plus d’applications (lazy load).

High Performance Backend pour Text (HPB Text)

Depuis 2021, Nextcloud Files utilise un back-end en Rust, diminuant jusqu’à 90 % le trafic réseau et rendant l’application plus réactive, avec des notifications instantanées. Dans Hub 9, ce système a été intégré à Nextcloud Text, ce qui réduit considérablement la charge sur le serveur et accélère la synchronisation des modifications lors du travail collaboratif, offrant ainsi une expérience plus fluide et rapide.

Côté serveur

Plusieurs améliorations de ce côté, dont :

  • Le « Context Chat » de Nextcloud Assistant est plus rapide et moins gourmand en mémoire
  • Mise à jour plus rapide de l’instance

Lecture après écriture

Nextcloud était autrefois limité à quatre serveurs dans ses clusters de bases de données en raison de l’obligation d’une réplication synchrone. Désormais, avec la prise en charge d’une réplication asynchrone, il est possible d’ajouter un nombre illimité de serveurs en lecture. En combinant cette fonctionnalité avec le partitionnement des données sur plusieurs bases (database sharding), Nextcloud annonce pouvoir supporter jusqu’à dix fois plus d’utilisateurs au sein d’un même cluster.

🤔 Conclusion

Nextcloud 30 Hub 9 apporte des améliorations notables de l’interface utilisateur de « Fichiers » ; quoi de plus normal, car c’est bien avec ce module que tout a commencé avec Nextcloud ! Le principe de décentralisation, qui est un atout majeur de Nextcloud, se voit renforcé à travers l’ouverture de la fédération aux appels de Talk. Cette nouvelle brique de la fédération vient resserrer les liens entre organisations, antennes, filiales, départements, etc … sans pour autant transiger sur la sécurité. Nous retiendrons aussi l’arrivée de Nextcloud Flow, qui permet l’automatisation de flux complexes et par conséquent aussi un gain notable de productivité dans divers contextes.