Nextcloud 22 + Talk 12 : Digital Workplace moderne

Nextcloud 22 + Talk 12 : Digital Workplace moderne

Nextcloud Hub 22 est le Digital Workplace (lieu de travail numérique) opensource optimisé pour le travail numérique moderne. L’écosystème Nextcloud améliore encore le niveau de granularité de la collaboration et de la communication, pour le travail à distance et hybride.

Quasiment simultanément, Talk a été publié en version 12, apportant de réelles avancées au niveau de la messagerie instantanée.

À chaque publication d’une version majeure de Nextcloud, Arawa vous propose sa lecture des nouveautés et des améliorations.

Lisez cette découverte pas à pas.

Table des matières, pour naviguer plus vite

Collectives, pour gérer vos connaissances

Collecter, gérer, entretenir la connaissance d’une organisation est un engagement permanent et continu, mais le faire à travers des fichiers et des répertoires peut s’avérer difficile.

Collectives en anglais, ou Collectifs en français, est une application Nextcloud qui vous permet de créer et de gérer des espaces documentaires. Vous pouvez y éditer rapidement, simplement, et de manière collaborative, des documents au format standard ouvert Markdown.

Ces documents textes sont riches tout en restant simples :

  • mises en forme : gras, italique, barré ;
  • structure : titres de niveau 1 à 6, liste ordonnée et désordonnée, case à cocher, citation, bloc de code, image, lien ;
  • et même des emojis.

De plus, vous pouvez lier des documents entre eux, facilitant la navigation. Les pages sont classées en hiérarchies ou arborescente de pages et sous-pages.

Collectives dans Nextcloud 22
Collectives dans Nextcloud 22

Ces fichiers Markdown bénéficient également de la gestion de fichiers de Nextcloud, avec notamment la corbeille et sa politique de rétention avancée, ainsi que des versions de documents. Tous ces fichiers sont bien évidemment synchronisables sur tous vos appareils. Ils sont éditables depuis Nextcloud Files, dans le dossier Collectives à la racine, avec l’éditeur Markdown. Et ils bénéficient en prime de la recherche unifiée.

Collectives combine la gestion de fichier, le wiki et l’édition collaborative simultanée. L’outil reste sobre et efficace, à l’avantage de nombreuses équipes à taille humaine.

Workflows d’approbations, pour vos procédures simples

Il est généralement aisé de décrire un processus à l’oral, dans un diagramme de passages d’étapes, ou de conserver cela en tête. Partager ces workflows et les rendre explicites est une tâche plus ardue, et les faire respecter est complexe.

Nextcloud 22 introduit un moteur de workflows minimaliste et bien ciblé. Il permet simplement à un utilisateur de demander une validation, et à un responsable de valider cette demande.

Pour créer un workflow d’approbation, il faut être administrateur. Il est nécessaire de commencer par trois étiquettes masquées, pour les différents états de la demande : en attente, approuvée, et rejetée. Ensuite, il faut régler qui peut formuler une demande, et qui peut l’approuver ou la rejeter. On peut utiliser un contact, un groupe ou un cercle.

Avec Nextcloud 22, créez votre workflow simplement
Avec Nextcloud 22, créez votre workflow simplement

Pour lancer un workflow sur un fichier ou un dossier, il faut ouvrir le menu contextuel et sélectionner une demande d’approbation. Le fichier est alors marqué avec un petit drapeau gris pour une demande en cours.

La personne responsable est alors notifiée et approuve ou refuse. La personne demandeuse est ensuite également notifiée et le fichier est marqué par un petit drapeau vert pour approuvé ou rouge pour refusé.

Un workflow d’approbation est donc une transition d’étape simple. Si des workflows plus complexes sont nécessaires, à base de chaînage et de branches, alors il est possible d’utiliser ces étiquettes cachées. Un cas d’usage est, par exemple, une approbation par une hiérarchie de personnes.

À ne pas confondre avec l’application Workflows, moteur de workflow à vocation générique, mais par conséquent plus complexe.

Les workflows d’approbation permettent de bien définir et de suivre strictement un processus d’entreprise. Pour simplifier les tâches répétitives et gagner du temps.

Signature électronique de PDF, simple et sûre

Comment signez-vous vos documents ? Par une suite de manipulations : impression, puis signature avec stylo, et puis scan ? Ou bien par modification du PDF, en ajoutant une image de votre signature manuscrite ? Dans les deux cas, c’est risqué, chronophage, et fastidieux.

Il est désormais possible avec Nextcloud 22 de signer numériquement des documents de type PDF. Cela s’intègre bien aux workflows, puisqu’il est possible de formuler des demandes de signature.

Trois possibilités pour signer des documents PDF :

  • DocuSign ;
  • EIDEasy ;
  • LibreSign, solutions libre/opensource, sous licence AGPLv3, disponible sur site (on-premise).

La signature électronique de PDF offre la capacité de dématérialiser un aspect critique de la contractualisation. Plus sûr et efficace.

Cercles, pour manier vos groupes personnels

Les groupfolders ou dossiers de groupes sont très puissants, mais nécessitent des droits administrateurs. Donc les utilisateurs réguliers doivent passer par des demandes aux administrateurs, résultant en un manque d’autonomie, parfois lourd.

Les cercles, ou Circles en anglais, permettent aux utilisateurs de créer leurs propres groupes personnels.

L’utilisateur peut simplement créer un cercle, le peupler avec des membres, et commencer à partager de dossiers et fichiers, des tableaux Deck, des conversations Talk, des workflows d’approbation. Un cercle peut aussi contenir des cercles ou des groupes.

Il existe différentes options. Vous pouvez :

  • autoriser des utilisateurs à demander à devenir membre ;
  • forcer les membres à accepter une invitation ;
  • forcer l’adhésion à être contrôlée par un modérateur ;
  • laisser les membres en inviter d’autres ;
  • rendre la visibilité du cercle publique ;
  • empêcher un cercle d’être membre d’un autre cercle.

Note : Circles est une app, assez peu connue, et sans doute pas assez. Cette app est désormais fusionnée dans l’app Contacts. Lors de votre passage à Nextcloud 22, vos cercles existants seront migrés. En outre, l’app Circles a vu son interface complètement refaite et grandement facilitée. Elle existe toujours pour les versions antérieures à Nextcloud 22.

Les cercles sont des groupes personnels particulièrement flexibles, puissants et faciles à utiliser. Le partage est d’autant plus efficace.

Talk 12, avec des fonctionnalités complémentaires

Talk est à la fois une visioconférence minimaliste et une messagerie instantanée d’équipe. Talk a reçu ces derniers mois un soin particulier. Passons en revue les nouveautés.

Les messages vocaux font leur apparition sur le web et sur le mobile. En bas, à droite de la zone de saisie des messages, il suffit de cliquer sur le micro pour enregistrer votre voix et l’envoyer immédiatement. C’est parfois utile pour des explications longues à taper qui méritent un court laïus à l’oral.

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Messages vocaux, avec le lecteur

La suppression des messages et liens est désormais possible, avec le menu contextuel en face du message envoyé à droite. Cela permet d’éviter bien des incompréhensions. Cette possibilité dure 6 heures après l’envoi.

Une intégration Outlook fait son apparition : il est possible de créer un événement dans Outlook et d’y ajouter un lien de réunion Talk. Pratique pour faire gagner du temps et évite des erreurs de copier-coller.

Chaque message a désormais son propre lien direct qu’il est possible de partager. Ainsi, il est possible de pointer des endroits exacts de conversations.

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Lien vers un message

Sur mobile, il est désormais possible de partager sa géolocalisation. Ainsi, il est plus aisé de se retrouver.

Et la visioconférence n’est pas en reste, puisque des sons sont émis pour l’arrivée et le départ de participants dans un appel. Par conséquent, il est plus aisé de savoir qui participe.

Ce perfectionnement de Talk dans sa partie messagerie d’équipe porte cette application au palier supérieur. L’usage en est d’autant plus agréable.

Intégration Deck et Talk, pour discuter des tâches

Les outils de discussion et de gestion de projets sont généralement décorrélés ou offrent au mieux quelques possibilités de notifications d’une tâche vers le chat.

Deck est l’outil de gestion de projet et de tâches orienté Kanban ou agile. Talk est l’outil de communication deux en un : messagerie instantanée et visioconférence. Les deux voient leur intégration mutuelle poussée davantage dans Nextcloud 22.

Il est désormais possible de passer de l’un à l’autre.

Dans Deck, envoyer des cartes vers Talk, ainsi tous les participants recevront la prévisualisation, l’ouverture de celle-ci depuis le chat ouvre un nouvel onglet Deck, ce qui gagne du temps ;

Depuis Talk, créer des cartes Deck, mais pour assigner, mettre une date ou positionner un label, il faudra basculer dans Deck, ce qui permettra de mieux tracer les discussions avec prises de décisions.

Cette intégration à double sens fait gagner beaucoup de temps, de mieux échanger, et évite les maintes erreurs de copier-coller.

Groupware : Calendar et Mail soignés

Le groupware, ou collectiel en français, se décline dans Nextcloud en trois applications : le courriel, le calendrier et les contacts. C’est souvent la brique la plus critique d’un SI.

Nextcloud a donc apporté quelques fonctionnalités majeures.

Mail :

  • Le tags (étiquettes) peuvent maintenant être positionnés sur les courriels, retirés ou gérés.
  • Les filtres SIEVE font leur apparition. Ceux-ci sont sauvés sur le serveur, ce qui permet de les homogénéiser sur l’ensemble de vos clients : webmails, client lourd (MUA), client mobile.
  • Des améliorations ont été apportées sur le classement par conversation.

Calendar :

  • Le calendrier gère désormais une corbeille pour les événements. Cela offre la possibilité de restaurer un événement effacé.
  • Le calendrier permet de gérer des ressources, telles que des salles de réunion.

Ces améliorations font du Groupware Nextcloud une solution de plus en plus sérieuse. Cela améliorera l’organisation de l’utilisateur.

👉 TL;DR récapitulatif 👈

En résumé, pour les plus pressés :

  • Nextcloud 22 :
    • Collectives : gestion des connaissances
    • Workflows d’approbation : procédures
    • Signature électronique de documents
    • Cercles : groupes personnels
    • Mail : étiquettes, filtres SIEVE, conversations
    • Calendrier : corbeille, gestion de ressources
  • Talk 12 :
    • Messages vocaux
    • Suppression des messages
    • Intégration calendrier Outlook
    • Liens uniques vers les messages
    • Sons à l’arrivée et au départ des participants en visio
    • Envoi de carte Deck dans Talk
    • Création de carte Deck depuis Talk

Donc encore un beau progrès de l’écosystème sur la plateforme Nextcloud et ses extensions.

Pour en savoir plus

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